Rachunek a faktura Vat – czym się różnią?

Każdy przedsiębiorca w obrocie gospodarczym ma obowiązek dokumentowania firmowych dochodów i wydatków. Dokumenty przychodowe są niezwykle istotne dla fiskusa. Najbardziej popularne to rachunek i faktura VAT. Wystawianie tych dokumentów jest uregulowane przepisami prawnymi, nie ma tu dobrowolności. Każdy z tych dokumentów musi zawierać z góry określone informacje.

Różnice

Kiedy można wystawić fakturę, a kiedy rachunek?
Faktura może być wystawiona wyłącznie przez przedsiębiorcę, który jest podatnikiem VAT, czyli podatku od towarów i usług.

Nie każdy podmiot gospodarczy musi być „vatowcem”,czyli nie każdy jest zobowiązany do rozliczania tego podatku. Jest to uregulowane odrębnymi przepisami, a zwolnienie z obowiązku rejestracji jako podatnik VAT zazwyczaj wynika ze zbyt niskich dochodów w roku obrotowym lub wykonywania działalności, zwolnionej z VAT, czyli zwolnienie podmiotowe lub przedmiotowe.
Rachunek wystawiany jest przez podmiot, który korzysta ze zwolnienia VAT. Jeżeli nie jest podatnikiem VAT, wówczas nie może wystawiać faktur, zobligowany jest do wystawiania rachunków. Korzystając ze zwolnienia VAT , nie ma prawa też tego podatku rozliczać, ale może korzystać z tak zwanej księgowości uproszczonej.

Wygląd dokumentów
Zarówno faktura jak i rachunek muszą spełniać określone w przepisach formalności. Obydwa dokumenty wizualnie mogą wyglądać bardzo różnorodnie. Treść jednak nieznacznie się różni. Zawartość faktury przede wszystkim posiada w sobie dodatkowo obliczony VAT, wartość netto i brutto. Rachunek tych informacji nie zawiera.

Wystawiający
Oba dokumenty muszą dokładnie określać wystawiającego. Dane przedsiębiorcy jak adres, nazwa, NIP, czy REGON są niezbędne.

Odbiorca
Dane na temat odbiorcy, również muszą być precyzyjnie wpisane. Nie ma nawet mowy o tym by fakturę czy rachunek były opatrzone tylko nazwiskiem odbiorcy. Na obu dokumentach należy wpisać też adres i dane identyfikacyjne.

Przedmiot transakcji
Rachunek i faktura muszą zawierać informacje o przedmiocie transakcji, czyli co było powodem wystawienia dokumentu, czy to było wykonanie usługi, sprzedaż towaru czy też jego produkcja. Opis to jedno, ale należy też wskazać jednostkę rozliczeniową, czyli na przykład czas wykonywania usługi lub liczba sprzedanego towaru. Trzeba też oczywiście wpisać ilość sprzedanych towarów bądź usług.

Ceny
Faktura i rachunek muszą zawierać w sobie cenę jednostkową, następnie trzeba podać wartość transakcji, czyli cena jednostkowa pomnożona z liczbą sprzedanych usług lub towarów. Tutaj jako przykład może posłużyć miesiąc prowadzenia przez biuro rachunkowe naszej firmy (czyli obsługa księgowa, jako opłata podstawowa) pomnożone o liczbę dokumentów wprowadzonych przez biuro księgowe (np. stawka 1 zł za dokument) Pomnożona kwota stanowi kwotę do zapłaty NETTO.

Na rachunku zamieszcza się wyłącznie wpisujemy wartości netto, kwotę do zapłaty. Na fakturze do kwoty netto doliczany jest podatek VAT. Przepisy dokładnie regulują różne stawki tego podatku, dlatego też na fakturze koniecznie należy określić procent tego podatku, jaka jego kwota wynika przy danej transakcji, a na koniec określamy wartość brutto, wartość do zapłaty przez nabywcę.

Oznakowanie dokumentów
Faktura i rachunek muszą też być prawidłowo oznakowane. Koniecznie data wystawienia i data transakcji. Należy również pamiętać o poprawnej numeracji dokumentów. Jest w formie dowolnej i może być prowadzona zarówno w systemie rocznym, czyli dokumenty numerowane kolejno od początku roku do jego zakończenia, lub miesięcznym, gdzie kolejne miesiące powodują, iż numeracja zaczyna się od początku. W przypadku numeracji miesięcznej na dokumencie musi znaleźć się informacja o miesiącu, którego dokument dotyczy.

Rachunek i faktura są bardzo podobnymi dokumentami, jednak mają bardzo ważne różnice, których nie można bagatelizować i wystawianie dokumentów polecić fachowemu biurowi rachunkowemu, świadczącemu taką obsługę księgową.

Artykuł napisany we współpracy z Biuro Libro – księgowość Gorzów Wielkopolski.

ZOSTAW ODPOWIEDŹ

szesnaście − trzynaście =